Como crear una copia de seguridad de nuestros contactos y correos en Outlook 2010

Como ya es sabido, hace unos meses Microsoft lanzó la última generación de su Suite Ofimática, denominada Office 2010. Y dentro de ella viene un viejo conocido, el Outlook, que es tal vez el administrador de correo más difundido en el mundo; y que ahora se denomina Outlook 2010. Pues bien, algo con lo que los usuarios tienen que lidiar es con las copias de seguridad de los contactos y las carpetas (buzón de entrada, enviados, borrador y las creadas por nosotros). Y en realidad por experiencia propia sé que son muchos los usuarios que no saben cómo crear las copias de seguridad de sus correos y contactos.

Es bueno mantener copias de nuestros contactos y correos, ya que nunca sabemos cuándo podremos ser víctimas de una falla del sistema o de un virus que borre todos nuestros archivos. De igual manera es recomendable hacer una copia siempre que por algún motivo necesitemos formatear nuestro PC; pues, el formateo elimina todos los archivos presentes en la unidad donde se encuentre el sistema.

Hace algún tiempo escribimos una nota donde mostrábamos cómo realizar copias de seguridad con Outlook 2007 y Thunderbird de Mozilla.

Pues bien, aunque es similar al 2007, no es  del todo igual el proceso de copia de seguridad en Outlook 2010. Así, que veamos los pasos a seguir Para crear la copia.

1. Una vez abierto Outlook 2001 vamos a Archivo—> Abrir—>Importar. Como se ve en la siguiente imagen.

 
2. Se abre el asistente para importar y exportar. Y allí seleccionamos la opción “Exportar a un archivo” y hacemos clic en “Siguiente”

3. Seleccionamos la opción “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y luego clic en “Siguiente”.

 

4. Seleccionamos las carpetas de las cuales queremos hacer la copia y debemos dejar seleccionada la opción “Incluir subcarpetas” y luego hacemos clic en “Siguiente”.

5.  En la opción “Guardar el archivo exportado como”, hacemos clic en “Examinar” y elegimos el destino donde guardaremos nuestra copia (preferiblemente en otra unidad de disco, UBS u otra partición diferente a la del sistema) y hacemos clic en “Finalizar”.

Es probable que nos solicite nuestra contraseña y además crear una para el backup. La creamos y listo, ya tenemos una copia de nuestros correos y contactos.

Ahora veremos cómo recuperar nuestra copia de seguridad en caso de ser necesario. Los pasos son los siguientes.

1. Abrir Outlook 2010 y luego ir a Archivo—>Abrir—>Importar

2. Seleccionamos la opción “Importar de otro programa o archivo” y hacemos clic en “Siguiente”.

3. Seleccionamos la opción “Archivo de datos de Outlook (.pst)” y luego hacemos clic en “Siguiente”.

4. Mediante el botón “Examinar” buscamos la copia que habíamos creado previamente en la ubicación donde la habíamos guardado y una vez ubicada hacemos clic en el botón “Siguiente”, dejando las “Opciones” como están.

5. Nos pedirá la contraseña que creamos. La introducimos y hacemos clic en el botón “Aceptar”.

6. Por último nos cercioramos que la opción “Incluir subcarpetas” esté seleccionada y hacemos clic en el botón “Finalizar”.

Y nuestros contactos y correos serán restablecidos.

Utilizar Office desde Internet.

Si usted posee una cuenta de Windows Live o de Hotmail, podrá acceder de manera gratuita a el nuevo servicio de Microsoft: Office Live. Es muy sencillo. Entramos a la siguiente dirección:

http://office.live.com

Y allí ingresamos nuestro usuario y contraseña de Windows Live o Hotmail y encontraremos una página similar a esta:

Como podemos ver tenemos la opción de crear un documento de Word, Excel, PowerPoint o OneNote. Para ello, simplemente hacemos clic sobre el icono del programa que deseamos ejecutar. En este caso lo haremos con Excel y veremos algo similar a esto:

 
Aquí, lo que debemos hacer es darle el nombre que deseemos a nuestro libro de Excel, para este ejemplo será “Contabilidad_casa”. Y luego hacemos clic en el botón “guardar” y se crea el libro en blanco y simplemente es cuestión de comenzar a utilizarlo.

Como podemos ver no tiene todas las opciones que tendríamos con el programa instalable. Pero, es una gran herramienta a la hora de crear cartas y documentos, hojas de cálculo no muy complejas, presentaciones y notas.

La gran ventaja de este servicio es que no necesitamos tener instalado en nuestro equipo ningún software. Es decir, podemos crear una carta o un documento de Word, de Excel o PowerPoint, sin tenerlos instalados en nuestro PC. Además, los archivos que creamos quedarán guardados en Internet en el servidor de Microsoft, pero, también podemos guardarlos en nuestro equipo si así lo deseamos.

El primero en prestar un servicio como este fue Google, con Google Docs que también tiene un servicio de procesador de texto, hoja de cálculo, Presentaciones y dibujo; y todo en la nube!! Pero, de igual manera, para acceder a ellos hay que tener una cuenta de Gmail.

Así, que si no tiene instalado una suite ofimática en su equipo. No se preocupe. Ya puede crear todos estos documentos desde Internet y sin ningún costo (por ahora).

Atajos de teclado en Windows 7

Hace algún tiempo hablamos de los atajos de teclado. Pero, hoy quiero hablarles de los atajos de teclado en Windows 7.

Recordemos qué es un atajo de teclado. Un atajo de teclado es una manera de simplificar algunas tareas (que comúnmente realizamos con el mouse) mediante el uso y/o la combinación de ciertas teclas de nuestro teclado.

Un simple ejemplo: Para abrir el menú de inicio sólo necesitamos pulsar la tecla Windows ( ) y listo se abre el menú de inicio.

Ahora, veamos los principales atajos de teclado que incorpora Windows 7 y que afortunadamente se han incrementado y les aseguro que nos son de mucha utilidad. En la siguiente tabla veremos las combinaciones de teclas y la acción que ellas realizan. Para describir la tecla Windows, simplemente escribiremos “Win”. Para entenede la tabla: Por ejemplo, si escribimos “Win+E” Esto significa oprimir la tecla “Windows” y sin soltarla oprimir una vez la tecla “E”. Otro ejemplo: Ctrl+A, oprimir la tecla “Ctrl” y sin soltarla oprimir una vez la tecla “A”.

ATAJO DE TECLADO	ACCION
Win+Flecha Arriba	Maximiza la ventana actual
Win+Flecha Abajo	Si la ventana actual está maximizada, la restaura. Y si está restaurada, la minimiza.
Win+Flecha Izquierda	Acopla la ventana actual en la mitad izquierda de la pantalla.
Win+Flecha derecha	Acopla la ventana actual en la mitad derecha de la pantalla.
Win+Inicio	Minimiza todas la ventanas, excepto la actual. para restaurarlas, repito la acción.
Win+P	Abre el menú de proyección (generalmente utilizado en portátiles conectados a un proyector)
Alt+F4	Cierra el programa o ventana activa.
Alt+Tab	Cambia a la siguiente ventana activa.
Alt+Esc	Cambia entre las ventanas activas.
Win+Tab	Muestra las ventanas activas en 3D
Ctr+Win+Tab	Muestra de manera constante las ventanas en 3D. Para salir, presionamos la tecla Esc.
Win+T	Muestra una a una las vistas en miniatura de la barra de tareas. *
Win+M	Minimiza todas las ventanas
Win+Shift+M	Restaura todas las ventanas minimizadas con el atajo anterior.
Win+D	Conmuta mostrándonos el escritorio.
Win+Barra espaciadora	Echar una mirada al excritorio.
Win+G	Nos muestra los Gadgets que tenemos en nuestro escritorio.
Win+número	Abre una nueva estancia de de la aplicación que se encuentra en la barra de tareas. Por ejemplo: Win+1 abre la aplicación que se encuentra de primera (de izquierda a derecha) en nuestra barra de tareas. Win+2 abre la segunda aplicación y así sucesivamente.
Win+Signo más (+)	Activa la lupa de Windows 7
Win+Signo menos (-)	Desactiva la lupa de Windows 7
Alt+P (válido sólo para el Explorador de Windows)	Muestra/Oculta el panel de vista previa.

Operaciones sobre la barra de tareas

Shif+clic sobre un icono	Abre una nueva instancia de la aplicación.
Clic con la rueda del mouse sobre un icono.	Abre una nueva instancia de la aplicación.
Ctrl+Shift+Clic sobre un icono.	Abre una nueva instancia de la aplicación con privilegios de administrador.
Shift+Clic derecho sobre un icono.	Muestra el menú Restaurar, mover, minimizar, etc.

* Para poder ver esta opción se debe tener activada la función Aero Peek.

Tecla Shift:

Como pueden ver Windows 7 tiene más y mejores atajos de teclado que sus predecesores. Espero, las utilicen.

Nueve maneras de controlar nuestra privacidad en las redes sociales.

Cada día más y más gente se une a las redes sociales. Ya sea, solamente por curiosidad o por el deseo de reunirse con viejos amigos que hace mucho tiempo no ven. El pertenecer a una o más redes sociales puede ser útil; pero, lo más complicando de ello, es el no saber proteger bien lo que allí publicamos. Por eso, he aquí una guía que Lavasoft publicó hace uno días.

1. Utilizar contraseñas fuertes y tenga cuidado al responder las preguntas de seguridad. Por lo general la gente tiende a poner contraseñas que le significan algo. Por ejemplo colocan el nombre de uno de sus hijos o el de su compañero(a), el la empresa o el de la mascota. Y eso, no se debe hacer. Primero, por que en las redes sociales seguramente escribiremos los nombres de nuestros hijos, compañero(a), mascota, etc. Y si alguien tratase de ingresar a nuestro perfil, lo primero que digitaría serían esos nombres. Por lo tanto recomiendo crear contraseñas seguras: alfanuméricas, que ojala contengas caracteres especiales (@, &, € ), que por lo menos tengan 10 caracteres y utilice mayúsculas y minúsculas. No utilice palabras que se puedan hallar en el diccionario. No coloque su fecha de nacimiento, ni su número telefónico, ni la dirección de su casa. cree una contraseña como esta: Gr%*3189ñP/9.
   Y así, hará que sea más difícil para los hacker adivinar su contraseña.
   De igual manera, cuando llene formularios de inscripción (y no sólo en redes sociales) trate de no incluir información personal cuando le soliciten llenar los espacios de seguridad. Ya que éstos solo sirven para recuperar el acceso a su cuenta en caso que olvide su usuario y/o contraseña; lo mejor es recordar siempre sus datos. Y de ser necesario anótelos en un papel o libreta y no los guarde como “contraseña de hotmail” o “contraseña de facebook”. Porque si alguien los halla, ya se imaginará lo que puede suceder. Invente algo mejor para proteger su información.
   
2. Ajuste la configuración de su cuenta y utilice las opciones avanzadas de privacidad. Un primer paso esencial al darse de alta en una red social es buscar las opciones de seguridad que ofrece el sitio y utilice las opciones avanzadas de que disponga. Si no tomamos las precauciones necesarias, cuando visitemos sitios asociados a la rede social, ellos podrán obtener de nuestra cuenta, nuestro nombre, foto de perfil, información sobre nuestros intereses.
   
3. Tener muy claro cuál información es sensible y no compartirla. Recuerde esta premisa: “Una vez que compartimos nuestra información en línea, dicha información deja de ser privada”. Antes de subir cualquier información privada, piense bien qué, cuál  y cuánta información privada queremos que esté disponible. Aún hechos que parezcan triviales a primera vista, pueden ser muy útiles para alguien que desee engañarlo o timarlo. Con el fin de reducir de limitar la cantidad de información sensible –y a la vez limitar la posibilidad de que caiga en malas manos- reconsidere publicar lo siguiente:
   
   * Su nombre completo
   * Su fecha de nacimiento
   * Los nombres de sus hijos y parientes cercanos.
   * La dirección de su hogar u oficina.
   * Fechas y detalles de sus viajes y el tiempo que estará afuera.
   
4. Tenga cuidado en dónde hace clic. No haga clic en mensajes que no haya solicitado. Usted habrá escuchado de los cuidados que se deben tener con el correo electrónico; pues bien, estos también se aplican a las redes sociales. Siempre tenga cuidado con encuestas, regalos y otro tipo de ofertas que parecen demasiado buenas para ser verdad. Una tendencia cada día más popular en las redes sociales es la proliferación de páginas falsas de tarjetas y regalos, donde los timadores intentan engañar a los usuarios haciéndoles creer que han sido seleccionados para obtener un regalo o una tarjeta sin ningún costo a cambio de convertirse un un “fan” de una determinada página y por lo general haciendo clic en una imagen o un enlace que lo conduce a un formulario donde le solicitan información personal. Tenga mucho cuidado.
   
5. No se haga amigo, siga o se conecte con extraños. Una buena regla es conectarse sólo con personas que conozca en la vida real. Al aceptar personas extrañas, estamos abriéndoles una puerta a nuestra privacidad y estamos vulnerándola a la vez. Según un estudio de Cloudmark cerca del 40% de los nuevos perfiles en Facebook son falsos y han sido creados por creadores de malware y spammers (personas que envían correo basura).
   
6. Limite el uso de aplicaciones y extras (como juegos y otros). La redes sociales nos ofrecen cientos de aplicaciones y extras de terceras personas que funcionan dentro de la misma red para ser usadas pos los usuarios. Estas pueden ser usadas para darle más funcionalidad a nuestra experiencia en la red, como ciertos juegos y personalización de nuestro perfil. Muchas de estas aplicaciones que están disponibles pueden no estar sometidas a ningún tipo de prueba o test de seguridad por parte de la red social. Este tipo de aplicaciones puede ser potencialmente aprovechadas por los ciberdelincuentes y pueden comprometer su información. Es más, al instalar estas aplicaciones puede llegar a comprometer su información privada, aún si está utilizando la configuración de privacidad.
   
7. Monitoree sus hijos. Las redes sociales potencialmente pueden conducir a niños y jóvenes a muchos de los aspectos desfavorables de Internet –incluyendo la intimidación, los depredadores en línea y las estafas cibernéticas-. Asegúrese de proveer a sus hijos y niños de información que les ayude a tomar decisiones seguras y mantenga siempre un diálogo abierto con ellos acerca de la seguridad y los riesgos que pueden hallar en Internet y como darle un uso apropiado.
   
8. Tenga software básico de seguridad y manténgalo actualizado. Tenga en su PC un buen antivirus, antispyware y firewall y asegúrese de que siempre estén actualizados.
   
9. Manténgase al día con con las últimas tendencias en estafas e Ingeniería social en redes. En realidad esto es más fácil de decir que de hacer, pero un poco de precaución y conciencia puede ayudarnos a mantenernos alejados de las amenazas que rondan por las redes sociales y mantener nuestra información alejada de los ciberdelincuentes que seguramente harán lo posible por hacerse a ella.